Certes, lors de la création de sa société, la question qui se pose est « quel statut pour mon entreprise ? ». Or, le statut n’est pas la seule formalité juridique nécessaire à une entreprise. Le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD en est une autre. Afin de s’assurer de la conformité RGPD de son entreprise, découvrez à l’issu de cet article comment procéder.
Effectuer un suivi de tous les traitements
Chaque traitement effectué sur une donnée personnelle doit être sauvegardé dans un registre spécifique approprié, tenu par un responsable désigné. Toutes les informations le concernant doivent être inscrites à l’intérieur de ce document, y compris les différentes personnes autorisées à manipuler le registre telles que : l’assistant du responsable, son représentant vis-à-vis de la protection des données. Ce fichier doit également contenir les données personnelles concernées par le traitement, son motif, les coordonnées de leurs titulaires respectifs, les personnes ou les entités à qui ces informations ont été transmises, les mesures de sécurité et la durée de conservation de ces données confidentielles. Veillez à ce que ce registre soit tenu à jour.
Pour savoir comment créer son entreprise de manière légale, découvrez les 6 points essentiels à connaître pour créer votre entreprise.
Respecter les droits des titulaires de ces données
Le propriétaire des données doit être informé des conditions régissant l’utilisation de ses données. Lorsque vous recueillez les informations personnelles d’une personne, vous devez vous identifier, lui expliquer le motif de la collecte de données, votre autorisation à accomplir cette tâche, etc. Le plus important est d’obtenir l’accord de la personne concernée.
Tous les propriétaires des données personnelles possèdent différents droits dont l’accès, la modification, l’opposition, la suppression, la portabilité et la limitation.
Instaurer des mesures de protection de données
Afin de garantir la confidentialité des données personnelles, il vous appartient de prendre les dispositions de sécurité nécessaires. Une violation peut engendrer de graves conséquences pour votre entreprise, surtout si l’incident provient d’une faille de votre système de sécurité. Pour cela, vous pouvez, par exemple, protéger l’accès à ces informations par des authentifications spécifiques.
Pour réduire les risques, vous devez octroyer à chacun de vos agents un login et un mot de passe complexe tenu à jour régulièrement. Réservez l’accès aux données personnelles pour les agents dont les missions y affèrent et désactiver leur identifiants à leur débauche. Si malgré vos efforts, les données ont été violées, avisez directement la CNIL au plus tard 72 heures suivant l’incident.